台風時のビジネスメール文例集｜相手に配慮が伝わるマナーと書き方ガイド

読みながら、そのまま使える文例を探せるように、シチュエーションごとに分けてまとめました。

単に形式的な文章を並べるだけでなく、なぜその表現がふさわしいのか、どのタイミングで送ると効果的なのかといった背景も添えています。

台風のときは、まず相手の安全が最優先であることを念頭に置きましょう。業務連絡は簡潔にしつつも、相手の心に寄り添うような温かい言葉を添えることで、安心感や信頼感がぐっと高まります。

ときには一言の気づかいが相手の気持ちを軽くすることもありますので、本文内でご紹介する表現や言い回しを参考にしていただければ幸いです。

必要に応じてコピペしてすぐに使える形になっていますので、いざというときの備えとして手元に置いておくのもおすすめです。

台風時のビジネスメールで大切な心配りと基本マナー
状況別・台風時のビジネスメール文例集
返信メールの書き方（状況別）
メール作成に役立つフレーズ集（コピペOK）
信頼を築くための台風時メール活用術
1. 災害時のメールが信頼関係に与える影響
2. 台風後のフォローアップメールの重要性
まとめ｜台風時のビジネスマナーと心配りの総復習
1. 台風時ビジネスメール作成チェックリスト
2. この記事で紹介したポイントの要約

台風時のビジネスメールで大切な心配りと基本マナー

なぜ台風時のメールは特別な配慮が必要なのか

被災や停電、交通の乱れなどで、いつものペースで働けない方が多くなります。そんなときのメールは、単なる情報伝達ではなく、情報よりも気持ちの温度を大切にする必要があります。

相手が置かれている状況は一人ひとり違い、被害の有無や程度もさまざまです。場合によっては家族の安全確保や生活インフラの復旧が最優先で、業務どころではないこともあります。

そのため、押しつけにならないやさしい言葉を選び、「無理をしないで大丈夫」という安心感を届けることが大切です。

また、返信を急がせない姿勢は相手の負担を減らすだけでなく、信頼関係を深める効果もあります。ときには「返信不要です」と明記することで、相手が気兼ねなく休める環境をつくることもできます。

台風時にメール以外の連絡手段を検討すべきケース

緊急で安全確認が必要なとき（電話／チャット）
メール環境が使えない可能性があるとき（停電・通信障害）
現地の声を短く共有したいとき（チャット）
急ぎで安否や避難先を確認する必要があるとき（SMSや通話）
大人数に同時に一斉連絡したいとき（社内連絡アプリなど）
命に関わる連絡は、メールにこだわらず、状況に応じて最適かつ確実な手段を選びましょう。

送信前に確認したい「最新の台風情報」チェックポイント

相手の地域の警報・避難情報（特別警報や避難指示などの有無）
交通機関の運休・遅延の見込み（主要路線・空港・高速道路の状況）
会社や自治体の発表（休業・在宅推奨・公共施設の閉鎖など）
ライフラインの影響（停電・断水・通信障害の有無）
ニュースや気象庁、防災アプリでの最新情報更新時刻
無用な外出や出社を促す表現は避けるのがマナーです。必要であれば「安全確保を最優先にしてください」と一文添えると安心感が高まります。

送信タイミングの見極め方

接近前：予防的な予定変更・在宅の提案は早めに。相手が準備できる時間を確保できるよう、半日〜1日前を目安に。
最接近〜通過直後：安否や状況を気づかう一言＋返信を急がせない。状況によっては「落ち着かれてからで結構です」と明記。
落ち着いた後：フォローとリスケの提案を簡潔に。新しい日程は複数提示して選びやすくする。
深夜・未明の送信は避け、相手の業務時間に合わせると安心です。可能であれば予約送信機能を活用し、受信タイミングの配慮も行いましょう。

被災時のメールに求められるマナー

指示よりも選択肢を提示する（「無理のない範囲で」「後日で構いません」など柔らかな提案）。これは、相手が状況に応じて行動を選べるようにするためで、心理的な負担を軽減します。
返信期限はできるだけ緩やかに設定し、無理に返信を求めない。状況によっては「落ち着かれてからで結構です」「返信は不要です」と添えると、安心してもらえます。
写真や詳細を求めない（相手の負担になりやすく、心情的にも負担になる可能性が高い）。どうしても必要な場合は理由と意図を丁寧に説明します。
相手の表現や状況の受け止め方を否定しない。励ましも控えめにし、まずは相手の気持ちに寄り添う姿勢を優先します。
可能であれば、支援やサポートの申し出を添える。ただし、強制ではなく「必要であれば」という形にすることで受け入れやすくなります。

お見舞いの言葉に心を込めるコツ

相手の地域名・状況に触れる（分かる範囲で）。ただし、誤った情報や推測は避けます。
決めつけない：被害があると断定せず、「ニュースで拝見し心配しております」など柔らかい表現を心がける。
結びは相手の安全と休養を第一に願う言葉で締める。長文になりすぎないよう、簡潔かつ温かくまとめると好印象です。
必要に応じて、相手の家族やスタッフの安全にも触れることで配慮が伝わります。

推奨される表現例

「ご無事でいらっしゃいますか。状況が落ち着かれてからで構いませんので、ご様子をお知らせいただければ幸いです」
「被害がないことを願っております。くれぐれもご無理なさらず、安全第一でお過ごしください」

状況別・台風時のビジネスメール文例集

予定変更や中止の連絡メール

件名の付け方（気遣い＋要点）

【本日の打合せ】台風接近に伴うオンライン切替のご提案
【セミナー中止のご連絡】安全確保を最優先に

良い例（オンライン切替）

〇〇株式会社〇〇様
いつもお世話になっております。△△の□□です。
台風接近の予報を受け、本日の訪問はオンラインへ切り替えをご提案いたします。
ご無理のない範囲で、開始時刻は同じく14時を予定しておりますが、変更のご希望があればお知らせください。
まずは安全第一でお過ごしください。

良い例（中止）

本日の勉強会は、参加者のみなさまの安全を最優先に中止とさせていただきます。
別日程のご案内は、状況が落ち着き次第お送りいたします。
どうかご無理なさらず、ご安全にお過ごしください。

基本の流れ

挨拶と現状確認（冒頭で相手の状況を気づかう一言を添え、落ち着いた雰囲気で始める）
予定変更・中止の理由（台風の状況や安全確保の必要性など、相手が納得しやすい背景説明を簡潔に加える）
今後の提案と配慮の言葉（代替案や日程変更の候補を提示しつつ、相手に選択権を残すやさしい表現にする）
必要に応じてサポートの申し出（オンライン会議への切替方法や、日程再調整に関する案内リンクなど）

取引先へのお見舞いメール

ポイント整理（配慮すべき内容）

被害の有無を決めつけない（「被害がないことを願っております」など柔らかい表現にとどめる）
返信不要の一言を添える（「ご返信は落ち着かれてからで構いません」など）
案件や予定は柔軟に対応する旨を明記（「状況に応じて日程を再調整いたします」など）
相手やスタッフの安全・健康も気づかう一文を追加することで安心感が増す

構成イメージ：取引先向け

安否確認（地域や状況に触れながら相手を気づかう）
被害があってもなくても配慮する表現（決めつけず、安心を促す一言）
今後の対応方針（案件や日程についての柔軟な提案）
返信不要やタイミングの自由さを明記

構成イメージ：従業員向け

安全確保を最優先に（出社可否の判断基準や在宅勤務推奨などを明記）
出社や業務対応の指示（優先業務や締切の延期対応など）
支援や相談窓口の案内（社内外の相談先、支援制度や休暇取得の方法など）
必要に応じて防災情報や社内チャットでの最新情報共有方法を添える

被害状況が不明な場合の連絡文

文例

ニュースでそちらの地域の荒天を拝見し、気がかりでご連絡しました。
被害の有無に関わらず、まずは安全を最優先にお過ごしください。
案件は可能な限りこちらで調整いたします。ご返信は落ち着かれてからで構いません。

配慮のポイント

情報を求めすぎない。特に被害状況や詳細な経緯を何度も尋ねることは、相手にとって精神的・時間的負担となる可能性があります。必要最小限の確認にとどめましょう。
心配と配慮を一言で伝える。例えば「ご無事をお祈りしております」「落ち着かれてからで構いません」など、短くても温かみのあるフレーズが有効です。
相手の状況を推測して決めつけないようにする。状況が分からない場合は「ニュースで拝見し心配しております」といった柔らかな表現を心がけます。
返信が不要であることや、返信時期が自由であることを明示することで、相手の心の負担を軽くします。

メール構成ガイド

挨拶（台風や天候への簡単な言及＋相手への気づかい）
安否確認（被害の有無を決めつけずに現状を尋ねる）
案件の対応方針（安全を最優先にしながら、日程変更や調整の柔軟さを伝える）
必要に応じて、返信不要や自由なタイミングでの返信を促す一言

安否が確認できない状況での連絡文例

文例：被害状況が不明な取引先へのお見舞いメール

ご無事をお祈りしております。通信が不安定な場合は、返信は落ち着かれてからで構いません。
こちらで対応できることがあればお知らせください。

配慮のポイント（要点まとめ）

返信不要と明記する。特に通信状況が悪い場合や、相手が被災中で業務どころではない場合には「ご返信は不要です」や「落ち着かれてからで構いません」と添えると、安心してもらえます。
負担にならない連絡文にする。短く簡潔な文章で、要件を明確にしつつも温かい一言を添えることが大切です。長文や複雑な依頼事項は避け、相手が一読で理解できる内容にします。
必要に応じて「こちらで対応できることがあればお知らせください」といった支援の申し出を加えると、より心強い印象になります。ただし、無理強いはせず選択肢として提示するのがポイントです。

メール構成ガイド

安否確認（相手や関係者の安全を気づかう一言を最初に）
返信不要の一言（「落ち着かれてからで構いません」「ご返信は不要です」など）
必要な支援の申し出（物資や情報提供、業務面での協力など、相手が必要と感じたときに受けられる内容を提示）

返信メールの書き方（状況別）

返信時の基本マナーと相手への負担軽減

要点まとめ

安否確認へのお礼
状況説明は簡潔に
対応見通しを伝える

被害がなかった場合の返信例

文例①：被害がない場合

幸い大きな被害はありませんでした。打合せはオンラインでの実施が助かります。

被害があった場合の返信例

文例②：被害があった場合

冠水のため本日は対応が難しい状況です。復旧後に改めてご連絡します。

思いやりに応える返信文の実例

被害がなかった、あるいはごく軽微だった場合の返信例

家の周りに多少の被害はありましたが、生活には支障ありません。来週に延期いただけると助かります。

被害が生じた場合の返信例

片付けのため、しばらく業務を調整させてください。案件は社内で引き継ぎます。

ポイント整理（要点）

状況別の言葉選びを工夫
相手への感謝を一文添える

状況別のメール構成（比較表）

状況	書き出し	本文	結び
被害なし	安否報告	今後の予定提案	感謝の言葉
被害あり	安否報告	復旧見込み	感謝＋お詫び

メール作成に役立つフレーズ集（コピペOK）

お見舞い表現フレーズ

「みなさまのご安全を心よりお祈りしております」
「ご無理のない範囲でご返信ください」
「まずは休息を最優先になさってください」

予定変更・延期連絡フレーズ

「安全確保を最優先に、日程を柔軟に調整いたします」
「本日はオンラインへ切り替えをご提案します」
「状況が落ち着き次第、改めてご案内いたします」

返信時の感謝表現フレーズ

「お心づかいに感謝いたします」
「お気にかけてくださり、ありがとうございます」
「温かいお言葉をいただき励まされました」

信頼を築くための台風時メール活用術

災害時のメールが信頼関係に与える影響

相手のペースを尊重する姿勢は、長いお付き合いほど効いてきます。

日常業務とは異なる状況だからこそ、相手に対して無理な依頼や催促をしない「思いやり」が、誠実さや信頼感として伝わります。特に、災害後に送る一通のメールは、形式ではなく「人と人」としてのつながりを大切にする機会です。

短い一文でも、そこに温かさや配慮が感じられれば、読み手の心に安心感をもたらし、今後の関係性をより良いものにするきっかけにもなります。

また、相手が安心して働けるような雰囲気を言葉で届けることも、大きな意味を持ちます。

台風後のフォローアップメールの重要性

片付けや業務の整理が一段落するタイミングで、改めてひとことの労いと、今後の進め方についての提案を伝えると、相手に安心してもらえます。無理に再開を急がず、相手の落ち着いたタイミングを見計らって送るのが理想です。
リスケの候補は複数提示して相手の選びやすさを意識すると、柔軟で丁寧な印象になります。また「ご都合の良い時にお知らせください」と添えることで、さらに配慮が伝わります。
フォローアップでは「お困りのことがあればご遠慮なくご相談ください」といった一文を入れると、今後の関係づくりにも好影響を与えます。